Sistem Manajemen mutu ISO 9001 Versi 2015
Dua faktor dominan penentu suksesnya perusahaan :
1. Dominan faktor orang
Arahan dari pimpinan membawa perusahaan menjadi sukses
Kendala : Jika arahan dilakukan tanpa disertai dengan pembakuan sistem, ketika pimpinan diganti, maka arahan bisa berubah dan bisa mengakibatkan ketidak stabilan pada perusahaan
2. Dominan faktor sistem
Perusahaan telah memiliki sistem yang baik sehingga operasional perusahaan bisa berjalan dengan konsisten. Pimpinan baru akan meneruskan kebijakan yang telah dituangkan kedalam sistem Plus melakukan peningkatan sistem dan membakukannya kembali.
Improvement tanpa pembakuan pada sistem manajemen
1.Potensi problem : Output baik yang pernah dicapai dikhawatirkan tidak bersifat permanen, karena tidak distandarisasi , ganti pimpinan bisa berakibat pada pergantian sistem.
Ada Potensi terjadi penurunan performa karena tidak ada standar yang mengharuskan karyawan mengikuti sistem yang sudah diperbaiki
Penerapan ISO 9001 yang efektif sangat dipengaruhi oleh cara anda membentuk sistem
Fondasi sistem bukan dari ISO 9001, tetapi berdasarkan kebutuhan proses diperusahaan
ISO9000 adalah standar sistem mutu universal (bukan standar produk) yang diakui hampir semua negara didunia,termasuk Indonesia.
ISO9000 merupakan daftar periksa dari fungsi,kebijakan dan aturan yang diterbitkan oleh The International Organization for Standardization, Jenewa, Swiss.
Daftar tersebut ditujukan untuk menjamin konsistensi mutu produk. Perusahaan yang diuji dan memenuhi standar ISO 9000 akan menerima sertifikat. Standar ini sangat umum dan dapat diterapkan disemua jenis organisasi; baik manufaktur dan jasa,BUMN dan swasta,perusahaan kecil maupun multinasional.
ISO 9000 is a universal quality management system standard (not product standard) endorsed by the International Organization for Standardization in Geneva, Swiss. The standard is general enough to apply to every type of organization: manufacturing and service, public sector and private, entrepreneurship and multinational or local.
Tujuan ISO 9001
BEBERAPA PEMAHAMAN TUJUAN YANG KELIRU
1. Beberapa orang memahami ISO 9001 hanya sebagai marketing tools, bukan sebagai alat untuk improvement
2. Paradigma bahwa ISO 9001 hanya mengurusi dokumen : membuat manual, prosedur, instruksi kerja, form
3. Manajemen sangat peduli terhadap business plan. Karena banyak yang berpikiran ISO 9001 hanya bersifat dokumen, maka tidak bisa memenuhi kebutuhan Manajemen.
Karakter
1.Berorientasi pada kepuasan pelanggan
2.Produk dituntut untuk memenuhi persyaratan pelanggan
3.Pendekatan proses(process approach)
4.Memperhatikan semua aspek yang mempengaruhi mutu
5.Mendorong perbaikan terus menerus
6.Kompatibel dengan standar sistem manajemen yang lain
Benefit
•Dokumentasi lebih baik
•Pengendalian mutu lebih teratur
•Koordinasi kerja lebih baik
•Ketidaksesuaian terdeteksi lebih awal
•Konsistensi mutu terjaga
•Kepercayaan pelanggan meningkat
•Peluang perbaikan lebih banyak
7 Prinsip = CLEPIER
•Customer Focus
•Leadership
•Engagement People
•Process Approach
•Improvement
•Evidence-based decision making
•Relationship management
Rincian ISO 9001-2015
1. Ruang Lingkup (Scope)
2. Acuan yang mengatur (Normative Reference)
3. Istilah dan definisi (Terms and definitions)
4. Konteks Organisasi (Context of the organisation
5. Kepemimpinan (Leadership)
6. Perencanaan (Planning)
7. Pendukung (Support)
8. Operasi (Operation)
9. Evaluasi Kinerja (Performance Evaluation)
10. Perbaikan (Improvement)
Rincian ISO 9001-2015 (Yang akan dibahas)
ISO 9001:2015
4. Context of the Organization
5. Leadership
7. Support
8. Operation
6. Planning
9. Performance Evaluation
10. Improvement
4. Context of the Organization
4.1 Memahami organisasi dan Konteksnya
4.2 Memahami Kebutuhan dan Harapan Pihak Berkepentingan
4.3 Menentukan Lingkup Sistem Manajemen Mutu
4.4 Sistem Manajemen Mutu dan Prosesnya
4. Konteks Organisasi (Aplikasi)
1. Organisasi harus memahami dan menentukan Isu Internal dan Eksternal yang relevan dengan tujuan dan arahan strategy perusahaan (Menggunakan metode SWOT).
2. Memahami kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan (Vendor, Bank, Pemerintah dalam hal import=beacukai)
3. Menetapkan ruang lingkup sistem manajemen mutu
4. Menentukan proses yang diperlukan termasuk pengendalian RESIKO didalamnya.
LEADERSHIP/KEPEMIMPINAN
5.1Kepemimpinan dan Komitmen
5.1.1 Umum
5.1.2 Fokus Pada Pelanggan
5.2Kebijakan
5.2.1 Menetapkan Kebijakan Mutu
5.2.2 Mengkomunikasikan Kebijakan Mutu
5.3 Peran dalam Organisasi, Tanggung Jawab dan Kewenangan Organisasi
5. Leadership (APLIKASI)
1. Menetapkan dan mengkomunikasikan kebijakan mutu dan sasaran mutu
2. Menetapkan tanggungjawab dan wewenang
3. Mempromosikan penggunaan pendekatan proses dan pemikiran berbasis resiko
4. Memastikan bahwa sumberdaya yang dibutuhkan tersedia
5. Fokus pada peningkatan kepuasan pelanggan
6. Implementasi persyaratan pelanggan serta peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
Contoh Kasus :
PT.XXXX berkomitmen dalam rangka menghadapi perkembangan ekonomi dan globalisasi, PT.XXXX sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang alat-alat pertukangan, berkomitmen:
•Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan meningkatkan jaminan mutu produk.
•Memberikan informasi dan mengadakan pelatihan-pelatihan yang dibutuhkan sehingga mampu meningkatkan SDM yang berkualifikasi dan berkualitas.
•Melakukan perbaikan dan meningkatkan kinerjamutu secara berkesinambungan dengan sasaran dan target yang selalu dievaluasi sehingga mampu menciptakan hasil yang maksimal.
6. Planning/ Perencanaan
6.1Tindakan untuk Mengatasi Resiko dan Peluang
6.1.1 Menentukan Resiko dan Peluang
6.1.2 Perencanaan Tindak Lanjut Resiko dan Peluang
6.2 Sasaran Mutu dan Perencanaan untuk mencapainya
6.3 Perencanaan Perubahan
6. Planning (APLIKASI)
1. Organisasi harus mengidentifikasi resiko dan peluang yang ditentukan
2. Merencanakan Tindakan dan menerapkan tindakan kedalam proses
3. Mengevaluasi keefektifan tindakan
4. Menentukan Sasaran Mutu dan Perencanaan untuk mencapainya
5. Perencanaan Perubahan harus dilakukan secara terencana
7. Support
7.1 SumberDaya
7.1.1 SumberDayaInternal danEksternal
7.1.2 SumberDayaManusia
7.1.3 Infrastruktur
7.1.4 LingkunganuntukProsesOperasi
7.1.5 PemeriksaandanPengukuranSumberDaya
7.1.5.1 Umum
7.1.5.2 KetertelusuranPengukuran
7.1.6 PengetahuantentangOrganisasi
7.2 Kompetensi
7.3 Kesadaran
7.4 Komunikasi
7.5 InformasiTerdokumentasi
7. Support(APLIKASI)
1. Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumberdaya yang diperlukan untuk menetapkan,menerapkan,memelihara dan meningkatkan sistem manajemen mutu yang efektif dan untuk operasi serta pengendalian prosesnya (MPP untuk keperluan ManPower, daftar asset untuk infrastruktur termasuk di dalamnya IT dan sumber daya transportasi
2. Menyediakan lingkungan operasi yang sosial (nondiskriminasi, tenang, bebas dari kekerasan fisik), psikologis (perlindungan emosional) dan fisik (suhu, panas, bersih, aliran udara, tidak bising).
3. Kalibrasi dan verifikasi alat ukur
4. Menetapkan kompetensi yang dibutuhkan (pendidikan, pelatihan dan pengalaman)
5. Menetapkan komunikasi Internal dan Eksternal
6. Memastikan semua dokumen terdistribusi relevan disemua bagian (SOP, WI dan Formulir Kerja)
8.Operation
8.1. Perencanaan dan Pengendalian Operasional
8.2 Persyaratan Produk dan Jasa
8.2.1 Komunikasi Pelanggan
8.2.2 Penetapan Persyaratan terkait Barang dan Jasa
8.2.3 Tinjauan Persyaratan yang Berkaitan dengan Barang dan Jasa
8.2.4 Perubahan Persyaratan Produk dan Jasa
8.3 Desain dan Pengembangan Produk dan Jasa
8.4 Pengendalian Penyediaan Barang dan Jasa Eksternal
8.4.1 Umum
8.4.2 Jenis dan Jangkauan Pengendalian
8.4.3 Informasi bagi Penyedia Eksternal
8.5 Produk dan Penyediaan Jasa
8.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Barang
8.5.2 Identifikasi dan Mampu Telusur
8.5.3 Properti milik pelanggan atau penyedia eksternal
8.5.4 Pemeliharaan
8.5.5 Kegiatan Pasca Pengiriman
8.5.6 Pengendalian Perubahan
8.6 Pelepasan Barang dan Jasa
8.7 Pengendalian Hasil yang tidak Sesuai
8. Operation (APLIKASI)
1. Menetapkan tahapan disetiap area (prosedur,wi,kebijakan,dll)
2. Mengendalikan keluhan dari pelanggan
3. Memastikan persyaratan pelanggan terpenuhi (Qty, Spesifikasi, Estimasi Delivery)
4. Memastikan kontrol terhadap kontrak2x dengan pelanggan terlaksana dan terpenuhi
5. Melakukan pengendalian terhadap supplier/vendor/outsourcing
6. Memastikan semua informasi yang diperlukan oloeh supplier/vendor/outsourcing diketahui dengan baik oleh mereka
7. Melakukan pengendalian Produksi (dari awal kirim barang dari supplier hingga customer terima barang, serta penanganan aftersales terhadap produk tersebut terkontrol dengan baik)
8. Mampu melakukan telusur data terhadap produk
9. Mengidentifikasi , verifikasi dan perlindungan barang miliki pelanggan dan Penyedia Eksternal
10. Melakukan pemeliharaan Produk dengan baik (identifikasi, penanganan, pengendalian kontaminasi, pengemasan, penyimpanan, transmisi/transportasi dan perlindungan) serta pengendalian tidak sesuai terhadap produk
11. Melakukan kontorl terhadap aftersales (garansi, layanan tambahan, dll)
12. Melakukan pengendalian terhadap perubahan
9. Performance Evaluation
9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi
9.1.1 Umum
9.1.2 Kepuasan Pelanggan
9.1.3 Evaluasi dan Analysis
9.2 Audit Internal
9.3 Tinjauan Manajemen
9. Performance Evaluation (APLIKASI)
1. Melakukan evaluasi kinerja perusahaan (menetapkan waktu, ukuran, metode evaluasi serta analisa)
2. Melakukan evaluasi Kepuasan Pelanggan (Indeks Kepuasan Pelanggan/ Customer Satisfaction Index)
3. Melakukan Audit Internal secara berkala
4. Melakukan rapat tinjauan Manajemen
10. Improvement
10.1 Umum
10.2 Ketidaksesuaian dan Tindakan Korektif
10.3 Peningkatan Berkelanjutan
10. Improvement (APLIKASI)
1. Melakukan perbaikan secara berkelanjutan terhadap produk dan pelayanan.
2. Melakukan Corrective Action terhadap ketidaksesuaian yang terjadi.
3. Melakukan Analisa terhadap semua hasil perbaikan yang telah dilakukan.
Nita Natya
sumber dari pelatihan ISO 90011 : 2015 Yang saya lakukan
